7 Dicas de gestão de tempo para empreendedores

Como gerir o tempo

Tenho a certeza que todos os empreendedores deste mundo fora  já colocaram esta questão: Como ter mais tempo? Eu sei, eu também gostaria que o dia tivesse mais de 24h, mas infelizmente ou felizmente não tem.

Para vivermos uma vida tranquila e estarmos nas devidas condições para atender os clientes, interagir com a família necessitamos de dormir cerca de 7 horas, certo?! Portanto, dessas 24h, 7h são para dormir.

Gerir o seu tempo é uma habilidade inestimável e extremamente recompensadora a longo prazo.

Como aproveitar bem o dia de trabalho, por forma a ser rentável e a poder ter ainda tempo para desfrutar da vida?

Muitos freelancers e empreendedores de sucesso dominam uma série de técnicas de gestão de tempo que mantêm a sua sanidade mental controlada e evitam stress, tensões e trabalho mal feito.

Seguem algumas dicas para um empreendedor sem tempo, ganhar mais tempo, gerindo o seu tempo (Desculpem, não há outra palavra que possa substituir, daí ter que a repetir tanto).

1. Automatize o maior número de tarefas possível

Tarefas que consomem tempo, como o envio de facturas, pagamentos, email marketing, posts nas redes sociais podem ser todas automatizadas, reduzindo significativamente a perda de tempo. Há imensas ferramentas que podem automatizar estas tarefas.

  • HelloSign, para envio de contratos para revisão e assinatura online.
  • Studio Creator, Later ou Planoly para agendamento e gestão de posts no Facebook & Instagram.
  • Dubsado para agendamento de envio de faturas, envio de questionários e muito mais.
  • Mailchimp para agendamento de emails de email marketing
  • IFTT uma ferramenta fantástica que faz a gestão de dispositivos domésticos inteligentes, sites e aplicativos. Quer dizer If This, Than That (Se Isto, Então Aquilo). Exemplo: sabe aquelas luzes inteligentes, tipo Wiz Smart Light? Você pode “dizer” que quer que a luz acenda quando começar a chover, ou enviar um certo email quando receber um pedido de contacto no site. Veja este site para saber mais.

2. Crie uma lista de tarefas semanal

Ter uma lista de tarefas ajuda na organização e evita esquecimentos. No começo de cada semana crie a lista de tarefas que deverão ser completadas durante essa semana. Depois, todas as manhãs crie a partir dessa lista as tarefas que deverão ser completadas até ao final do dia. 

Este tipo de listas, ajudam a identificar a quantidade de tarefas que tem. Existem várias ferramentas para criação de listas de tarefas. O papel e a caneta são sempre bem-vindos, no entanto eu utilizo o Asana, que me permite colocar um ‘check’ sempre que completo uma tarefa e dá para fazer uma organização em lista ou em quadro. Por exemplo: Para fazer/ Em progresso/ Feito. Tem aplicação para telemóvel e assim, sempre que me lembro de algo, tenho a ferramenta à mão.

3. Divida as tarefas por Urgente e Importante

Depois de criar a sua lista de tarefas e quando se sentir sobrecarregado, sem saber por onde começar utilize a matrix Eisenhower. É uma forma de dividir as suas tarefas em vários blocos de gestão – Importante e Urgente. Inventada pelo Presidente Americano Dwight D. Eisenhower, que se deparava imensas vezes com decisões bastante complicadas. É uma forma de ter todas as tarefas num sítio só e organizadas por prioridades.
O video em baixo explica muito bem como funciona, e como o pode ajudar.


4. Melhore a sua estratégia e adapte-se

Não importa o quão eficiente a sua estratégia é, há sempre espaço para melhorias. Assim como devemos fazer “brain storm” para ganhar perspectiva, também devemos rever e melhorar a estratégia. Para um empreendedor de sucesso a aprendizagem nunca acaba.

Analise as tarefas onde perde mais tempo, ou frequentemente requerem mais atenção da sua parte e tente optimizar ou simplificar. Sugestão, durante 2 semanas faça um rastreamento do seu tempo, depois faça uma análise geral de como usa o seu tempo, e como pode melhorar.

Há imensas formas de gerir o seu tempo para ganhar tempo para si, se procurar na internet, haverão centenas de técnicas, mas o que é certo, é que necessita empregar vontade e disciplina para que essas técnicas realmente resultem.

A Matrix Eisenhower: Como gerir tarefas com Eisenhower


5. Faça pausas periódicas para um “Brain Storm”

Quando se está muito envolvido no negócio com imensas tarefas acumuladas, frequentemente perde-se perspetiva do propósito delas. Faça pausas regulares entre atividades e alinhe o progresso com o seu objetivo.

Saia à rua, apanhe ar fresco, sol, converse com colegas de trabalho, tudo isto pode trazer clareza e ideias criativas que poderá implementar.


6. Não se deixe distrair

Podem ser várias as distrações, desde ver o email, espreitar as redes sociais, as notificações desnecessárias. Você pode perder imenso tempo nisto sem dar por ela. O perigo das distrações não é apenas a perda de tempo, mas também a perda do foco e o tempo que demora a voltar a focar no que estava a fazer.

Imagine que cada vez que vê o seu email, perde 10 minutos, se for ao seu email 10 vezes por dia, contabiliza 2 horas do seu dia apenas a ver o que se passa, sem contar com o tempo que demora a responder.

Crie regras! Por exemplo, espreite o seu email apenas 2 a 3 vezes por dia e não o tenha aberto no seu computador, assim não vê novos e-mails a entrar. Outro exemplo: reserve um horário para networking – ver redes sociais, conversar com amigos… Não o faça durante tarefas. O objetivo é aumentar a produtividade e ganhar mais tempo!



7. Contrate uma Assistente Virtual

Não, não contrate a Siri ou a Alexa., contrate mesmo uma pessoa. As Assistentes Virtuais (AV), estão cada vez mais a ser requisitadas para ajudar qualquer empreendedor.

Não necessita ter uma assistente ao seu lado, basta tratar de tudo virtualmente, através de videoconferência ou email. Confie-lhe tarefas que lhe tiram tempo, e vai perceber o quão útil elas podem ser. Primeiro, não precisa se preocupar com Segurança Social, IRS apenas paga o tempo contratado, segundo, apenas terá que assinar um contrato de prestação de serviços. Ainda não está convencido?

Pessoas de sucesso não ocupam o seu tempo com coisas que não causam impacto, elas delegam para assim se dedicarem à verdadeira essência do negócio – os clientes!

Fique aqui a saber o impacto que delegar a uma assistente virtual tem no seu bem-estar.

Em síntese, há imensas formas de gerir o seu dia-a-dia para ganhar mais tempo para si, se procurar na internet, haverão centenas de técnicas, mas o que é certo, é que necessita empregar vontade e disciplina para que essas técnicas realmente resultem.

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