O que procurar numa Assistente Virtual?

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Cada vez mais se houve falar em Assistente Virtual (AV) ou Secretariado Remoto. Com o crescimento do mundo do Marketing Digital e do trabalho remoto devido à pandemia, esta profissão tem vindo a ganhar terreno em Portugal. Desengane-se quem acha que ainda consegue sobreviver no digital sem uma Assistente Virtual.

Neste artigo, não vou entrar em grandes detalhes na definição desta profissão (há imensos artigos no google), mas vou mencionar e ajudar a entender quais os requisitos que acho importante saberes quando chegar o momento de contratares uma. Pois infelizmente aliado ao boom desta profissão, vem o aumento da oferta – preços competitivos, qualidade de serviço variadissima, assim como o empenho.

O que é uma Assistente Virtual?

Como o nome indica é tipo uma assistente pessoal/ administrativa, mas virtual. Ou seja, não está a trabalhar presencialmente, nem 8h contigo. Trabalha como Freelancer e não tens que pagar subsidios e impostos como um colaborador interno.

A assistente virtual é aquela parceira a quem vais delegar certas tarefas que sabes serem importantes para o teu negócio crescer, mas que não tens tempo para fazer, ou então aqueles trabalhos que não gostas mesmo, ou não sabes efetuar. 

Basicamente, a AV consegue fazer tudo o que seja possível de fazer virtualmente:

  • Gestão de redes sociais
  • Trabalho administrativo
  • Criação de conteúdo para sites, blogs, publicidade, etc
  • Edição de vídeos, imagens, áudio
  • Gestão de contas de email e agendamentos
  • Edição de Ebooks
  • Gestão de eventos
  • Preparação de relatórios
  • etc 

Vê os serviços que podes encontrar na Bamboo.

Curiosidades

  • Uma Assistente Virtual pode economizar até 78% dos teus custos operacionais a cada ano. (Outsource Workers)
  • 97% dos freelancers são mais felizes do que colaboradores internos (inc.com)
  • Os serviços mais requisitados na assistência virtual são a gestão de redes sociais, email marketing e gestão de projetos (society of virtual assistant)
  • 58.9% das assistentes virtuais trabalham a tempo inteiro como AV (Outsource Workers)
Trabalhar com uma assistente virtual é positivo para o negócio

Quando é que precisas de uma Assistente Virtual?

A resposta é muito simples:

  1. Quando já não consegues dar conta do recado

    Chegaste aquele estado exaustivo em que não consegues diminuir a tua lista de tarefas e que na realidade, está a aumentar. 

  2. Estás a desconsiderar o teu bem-estar

    Para mim esta é das razões mais importantes. O teu bem-estar deve ser a tua primeira prioridade quando tens um negócio. Se te estás a aperceber, que já não consegues ir para a cama sem pensar nas tuas tarefas, deixaste de fazer exercício, puseste de lado as coisas que te fazem sentir bem, então é um sinal que deves pedir ajuda.

  3. Não tens prazer ou não sabes executar algumas tarefas que sabes serem importantíssimas

    Sabes que certas tarefas são de extrema importância para o crescimento do teu negócio, mas dás por ti a fazê-las sem qualquer prazer (o resultado disto não é de todo positivo), ou então não sabes mesmo efetuá-las. Dou o exemplo do blog – o blog é um ativo próprio de extrema relevância para criares uma autoridade no digital, mas não tens jeito para escrever e não sabes optimizar o artigo aos motores de busca. Então mais uma razão para contratares uma assistente virtual com experiência em criação de conteúdo e SEO para te dar uma mão.

  4. Estás sem tempo para a tua familia e o teu desenvolvimento pessoal

    O continuo desenvolvimento de um profissional está na constante aprendizagem. Vês-te sem tempo para realizares os cursos e formações que pretendes para te tornares melhor naquilo que fazes. Para não falar da familia, que entretanto coloca-te fora de casa.

  5. Estás sem tempo para o que realmente importa – os teus clientes

    Construíste o teu negócio com o objetivo numero 1 – ser um negócio sustentável. Claro que só é sustentável se tiveres clientes. Uma das grandes dificuldades de se ser empreendedor é o facto de sermos multi-tasking, ora isto faz com que todas as tarefas caiam em cima de nós.

    Por exemplo, ao estares a formatar o teu artigo de blog, adicionar imagens, procurar citações e a optimizar ao SEO não te permite estar a usar esse tempo para os teus clientes. Entrega essa tarefa a quem saiba, e dedica-te ao teu cliente. 

Requisitos e qualidades de uma AV?

Uma assistente virtual não tem que saber tudo e ter formação universitária, aliás há excelentes AV apenas com o 12º ano. Não são esses o requisitos para uma boa profissional, mas há pontos indispênsáveis para uma parceria duradoura e eficaz. Diria mais – para uma boa amizade.

Uma parceria duradoura
  • Vontade de aprender

Este é um dos requisitos mais importantes. Ter vontade para saber mais e ser humilde para dizer que não se sabe.

  • Background na tua área de atuação é ideal

Ter um historial profissional na tua área será um plus. Se contratares uma AV que entenda a tua comunicação e a tua área, a colaboração será mais natural. Não perderás tanto tempo a ensinar sobre a tua indústria, e a AV terá mais facilidade em te dar ideias, fazer sugestões e ajudar. Por exemplo, o meu background é Bem-Estar, daí eu apenas trabalhar com empreendedores na área da Saúde e Bem-Estar.

  • Especialista na tua necessidade

Não tendo conhecimento na tua área, terá pelo menos que ser especialista no que procuras. Por exemplo, se pretendes vender online e no Pinterest, então aconselharia a contratares uma AV que seja especialista em gestão de Pinterest.

  • Conhecimentos básicos de computador 

Não necessita ser expert, mas saber os básicos. Nisto quero dizer, saber efetuar agendamentos, trabalhar com o office ou similares, conhecimento de gestão de emails, navegar na internet para efeitos de pesquisas e o resto aprende-se.

  • Ser organizada

Na assistência virtual, a organização impera. Uma assistente virtual trabalhará com vários clientes e tendo ela que saber organizar-se para efeitos de produtividade, também terá que ser organizada no trabalho que faz contigo. O objetivo é dar-te tempo e diminuir o teu trabalho.

  • Comunicação efetiva e clara

A qualidade da vossa colaboração depende da comunicação. Uma assistente virtual terá que ter uma boa comunicação não só verbal, mas também escrita. Ela irá falar com os teus clientes (se esse for um dos serviços requisitados), criar conteúdo nas redes sociais, conversar várias vezes contigo, entre outras coisas.

  • Atenta ao detalhe

Ao delegares tarefas do teu negócio a alguém, convém que seja alguém que sabes que podes confiar e que seja independente. Ou seja, necessitas de alguém que esteja atento ao detalhe, pois trata-se da tua marca e do teu negócio.

  • Empenho

A assistente virtual poderá estar a efetuar vários trabalhos para vários clientes, mas terá que garantir que a cada momento que está a efetuar um trabalho, está 100% empenhada nesse trabalho. Tratá-lo como se fosse o seu negócio, e dedicar a atenção devida.

Requisitos e Qualidades de uma assistente virtual são variados

Antes de qualquer contratação, aconselho vivamente a uma pequena reunião, uma videochamada é perfeito. Essa colaboração só irá resultar se houver empatia. Através dessa reunião poderão ambos ficar a perceber se querem ou não trabalhar um com o outro.

 

O sucesso de uma parceria com uma assistente virtual pode e deve ser duradouro. Quando há uma boa combinação, o resultado é super positivo para o negócio e para o teu bem-estar.

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